【実録】あのバラバラ事件の真相は?

From 田崎裕史
池袋のオフィスより

美容室顧問税理士・美容室経営コーチの田崎です。

これは、実際に、当社で起きた話です。

先月の話です。

当社では、それまで「あれ」をバラバラにしていました。

「あれ」とは何か?

それは、「切手」です。

郵便局とかで、まとめ買いすると、通常、「切手シート」としてもらうと思うのですが、これを買ってきてすぐ、総務担当がバラバラにしていました。
1枚、1枚切り離して、切手ケースに入れていたのです。

もちろん、使いやすくするためです。

私も何の疑問も感じずに、先月まで過ごしてきました。

ところが、先月のある日、4月から加わった本部長の山本が、一言、こう言い放ちました。

「これ、バラバラにする必要あります?使う時に使う人間が切り離せば、よいんじゃないですか?」

私は、一瞬、何のことか分かりませんでした。

それまで、買ってきて、すぐバラバラにするのが当たり前だったから。

ところが、その真意を聞いて、「なるほど〜」と思いました。

当社では、総務担当が体調を崩して、この数ヶ月休んでいます。

その仕事をみんなで分担してやらなければなりません。

その際、一つ重要なのが、在庫確認。

月末に在庫を確認するわけです。

84円切手が、32枚、
120円切手が、14枚、
140円切手が、26枚

というように確認しますよね?

これが、バラバラだと計算しにくい。

しかも、切手ケースに入れているから、重なって、くっついてしまったりしている。

これでは切手をカウントするだけでも、結構な手間になってしまう。

切手シートなら、1シート20枚!って簡単に計算できるのに。

在庫確認だけではありません。
実は、当社では、今まで、毎日、毎日、総務担当が各担当から郵便物を預かり、まとめて切手を貼っていました。

総務の人間がよかれと思って始めたルールです。
そのほうが効率的ではないかと。

しかし、これも気がつけば、1日、30分から1時間の大仕事。

よかれと思ってスタートしたわけですが、それがかえって非効率になってしまっていたのでした。

そして、今回、さらにもう1つ、大きな問題が表出しました。

それは、総務担当がいなくなって、いつの間にか自主性が失われてしまっていたことです。

恥ずかしながら、速達の郵便物が、総務担当の机の上に置きっぱなしになっていて、たまたま帰り際、気がついた別の人間が、あわてて出しに行ったなんてことがあったのです。

総務担当がいなければ、その郵便物が出されないことは少し考えれば分かるはずなのに・・・。

ルールが大切か、それとも、自主性が大切か?

よく議論される話です。

確かにマニュアルやルールは大切。
新人を早期に戦力化したり、全体の生産性を上げるためにもマニュアルは大切ですし、そもそも人が集まって、何かをするためには、ルールが必要になります。

もちろん物事が予定どおり、進んでいれば、ルールやマニュアルは威力を発揮するでしょう。

しかし、全てが予定通りに進むわけではありません。

急にスタッフが体調崩して、長期休暇になるかもしれませんし、複数のお客様から別々のクレームがあって、それぞれ同時に対応しなければならないなんてことや、場合によっては、3.11のようなことがまた起こるとも限りません。

その時、ぼーっと突っ立っていたって仕方ありません。

現場で、臨機応変に対応していかなくてはなりません。

そのためには、経営者だけではどうにもならず、社員一人ひとりが自分の頭で考え、自主的に行動していく必要があるのです

ましてや、これからテクノロジーやAIが全盛になる時代。

AIを超える判断能力や思考力が、自主的に考え行動していくことが、より重要になっていくはずです。

だから、私たち経営者は、「待ち」の姿勢ではなく、自主性の高い社員を育てていく、そういう組織づくりを、強く意識する必要があるのではないでしょうか?

PS 働き方改革法改正に伴い、経営者の義務がこれからさらに増えていきます。
多くの経営者の悩みの一つでもある「職場トラブル」の問題。
「待ち」の姿勢ではなく、早めの対策をしませんか?

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