人を採用し、いざ明日から入社するとなったときに、「何の書類を貰えばいいのかわからない」「会社からは何を渡せばいいのかわからない」となって慌ててしまうことがないように、入社までに確実に準備をしておく必要があります。
会社・社員の両方が入社後も良い信頼関係を築いていけるように必要なものをまとめます。
目次
1.従業員に提出してもらうもの
1-1.雇用保険被保険者証
新しく入る従業員に職歴がある場合、おおよその人が過去に雇用保険に加入していたということになります。
雇用保険被保険者証に記載の番号（被保険者番号）は、退職や転職をしても基本的には同じ番号を利用し続けるため、提出してもらう必要があります。前者と異なり新卒で入社する場合は、新規で発行することになるため必要ありません。
1-2.源泉徴収票
新しく入る人が転職してくる場合は、退職時に前の会社から源泉徴収票をもらっています。
これは雇い入れ後の年末調整の際に必要になりますので必ず提出してもらいましょう。
1-3.扶養控除等申告書
扶養控除等申告書は、扶養控除などを受けるために提出する書類です。
配偶者や子どもなど、扶養する対象者がいる方にはこちらの書類をあらかじめ渡しておき、入社時に提出という流れをとってください。
1-4.給与振込先の情報
現在では様々な給与支払方法が出てきましたが、一般的に給与は金融機関の口座への振込を行います。
その際、支払いを行うのに給与振込先を知っている必要があるので、通帳のコピーの提出または、届出書などを渡しておき入社時に提出してもらいます。
1-5.美容師免許・理容師免許の写し
求人の際に資格有無などを条件としていた場合は、トラブル防止のため必要免許の写しを回収しておくと良いでしょう。
1-6.住民票
履歴書に相違が無いかを確認するため、また手続きに必要な場合があるので提出してもらいます。
一部の手続きにはマイナンバーが必要なので、マイナンバー入りの住民票の提出が必要です。
1-7.健康診断書
入社する従業員の健康状態を把握するために必要な書類です。
「労働安全衛生法」では、「常時使用する労働者」を対象とした「雇い入れ時の健康診断」の実施が、企業に義務付けられています。
健康診断は、事前（入社前3カ月以内）または入社後3カ月以内に実施します。
労働安全衛生法に定められた「雇入時の健康診断」の検査項目を全て受けてもらいましょう。
費用については本人・会社どちらが払うかを事前に伝えておくのがトラブル防止のためベターとなります。
2.会社から付与するもの
2-1.（入社前交付必要）労働条件通知書
労働条件通知書（雇入れ通知書）は、労働基準法第15条、労働準法施行規則第5条の規定により使用者は必ず労働条件通知書を労働者に交付することが義務になっています。
労働条件通知書の交付は、労働者が自分の労働条件を書面で確認できるため、納得・安心して働くことができるとともに、労使間のトラブルを防止することができます。
2-2.（入社後）各種保険の資格取得控え
雇用保険加入となった場合、雇用保険被保険者証が発行されます。
こちらは本人分がありますので会社から渡し、本人が保管する必要があります。
2-3.名刺・名札等の用意
業務で使用するものは入社時にスムーズに渡すことができるように準備しておきます。
まとめ
このように、入社時に必要な書類がたくさんあるにも関わらず、準備をしていなかった場合は双方の間でトラブルの原因となってしまうかもしれません。
そのため、採用が決まった時点で必要書類のフォーマットを渡し、入社時に確認することを徹底しましょう。
